Na última semana, o South Summit Brazil reuniu mais de 23 mil pessoas em três dias de imersão no empreendedorismo em Porto Alegre. O evento, realizado desde 2022 na capital gaúcha, toma maiores proporções a cada ano. Por trás de números expressivos, é preciso uma grande produção, e quem coloca a mão na massa nos meses que antecedem o evento são as amigas e sócias Ana Paula Leite e Giórgia Bedin, mais conhecida como Doda, fundadoras da Inventa Evento, empresa responsável pela produção executiva do South Summit.

Com uma história que data quase 20 anos, a empresa realiza a produção do evento pelo terceiro ano consecutivo. "É um grande desafio produzir um evento desse porte. Cumprir com tudo que tanto o público quanto os nossos parceiros, os patrocinadores, desejam e merecem, é muito desafiador", reflete Doda, que confessa o maior desafio enfrentado para a produção do evento: a infraestrutura. "Se fizéssemos o South Summit num centro de convenções, a infraestrutura com certeza não seria o maior desafio. Mas no Cais Mauá, um lugar que não oferece infraestrutura, é com certeza o que mais nos demanda. Brinco que é como uma grande construção, a diferença é que é efêmera. Construímos tudo, entregamos e desmontamos", compara a empreendedora.

Toda a organização e preparação do evento inicia 10 meses antes, como explica Doda. O primeiro passo consiste em reunir todos os envolvidos no projeto e listar tudo o que será necessário para fazer o evento acontecer. "É um trabalho que demora muito, porque não podemos errar, não podemos esquecer nada", enfatiza. Nesse sentido, é essencial olhar para a edição anterior e analisar todos os setores. "Pegamos esse relatório que vem de todas as frentes para poder construir o próximo. Neste ano, a planta ficou muito superior a dos outros anos por conta disso, ouvimos todo mundo, entendemos as necessidades", considera.

Para a empreendedora, um dos maiores aprendizados deixados pelo South Summit é a importância da comunicação, tanto interna quanto externa. Para a edição deste ano, a dupla reuniu esforços para que todas as equipes que trabalhavam no evento estivessem alinhadas com as mesmas informações. "O que gera mais ruído e desconforto em um evento deste tamanho é a falta de informação, mas o evento fluiu muito bem. As pessoas estavam informadas", destaca. 

Na outra ponta, conseguir produzir um evento que se comunique bem com o público final também é um grande desafio, afirma Doda. Até chegarem ao resultado final da planta utilizada nesta edição, foram mais de 30 versões diferentes. "Para nós, as coisas ficavam óbvias, porque a gente está dentro do projeto e via aquilo muitas vezes. Precisamos fazer o esforço de pensar na pessoa que está chegando lá e acessando aquilo pela primeira vez", aponta.

Pensando nisso, o South Summit 2024 contou com um projeto de sinalização novo, que, na opinião de Doda, cumpriu muito bem a sua função. "As pessoas andavam pelo evento e conseguiam se localizar. São muitos armazéns, é um evento com uma planta difícil, complexa. Então, o grande aprendizado, e eu ainda não tinha feito essa avaliação, é a gente ter conseguido passar as informações e se comunicar tanto com os times que estão ali envolvidos no projeto, quanto com as pessoas que estão chegando para curtir o evento", admite. "Não é fácil, mas é muito gratificante ver todo mundo ali, com o mesmo objetivo, com sangue nos olhos. E realmente foi muito lindo o que aconteceu nesses três dias no Cais Mauá."

Por enquanto, ainda não há confirmação que a Inventa Evento irá produzir a edição de 2025.

A trajetória da empresa inicia com a história de Ana Paula e Doda. Com famílias próximas, o contato entre as duas foi natural, e foi assim, de forma espontânea, que surgiu o negócio. Em 2006, a dupla fundou a Inventa Evento em uma casa na avenida Nova York, no bairro Auxiliadora. Mesmo antes da propagação do termo coworking, as sócias já comandavam um ambiente de trabalho compartilhado. Eram quatro salas, com uma sala de reunião, onde trabalhavam as duas e mais um arquiteto. 

Hoje, 18 anos depois, as sócias são responsáveis pela entrega de um evento gigante na cidade onde começaram. Para Doda, a história se resume a amor e cumplicidade. "Tem muita vontade de fazer acontecer. Nós temos muita confiança. Como qualquer casamento, temos as partes difíceis, mas, hoje, olhando para trás e para a gente, é até difícil enxergar a parte ruim", afirma.

A empresa já foi responsável pela produção de eventos como a reinauguração do Beira-Rio e da Arena, show do Rolling Stones em Porto Alegre e também foram as produtoras executivas do Planeta Atlântida durante alguns anos.