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Visando mostrar a importância da gestão inteligente de documentos e notas fiscais, a Arquivei, plataforma para armazenamento, organização e consulta desses dados, fez uma pesquisa com mais de 900 empresas, de diversos tamanhos e segmentos, para entender quais suas principais dificuldades no setor fiscal, referentes às notas fiscais e aos documentos de uma forma geral. A pesquisa revela que 78% dos entrevistados não recebem todos os documentos e notas fiscais emitidos contra seus CNPJs (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), o que pode gerar uma desorganização no setor fiscal e, consequentemente, problemas junto ao Fisco.
Outro dado importante da pesquisa é que 63% das empresas responderam que têm dificuldade para reconhecer notas indevidas emitidas contra elas, as famosas "notas frias", e passaram a perceber esse tipo de fraude com o gerenciamento correto dos dados fiscais. Destes, 58% alegam que passaram a notificar a Secretaria da Fazenda (Sefaz), por meio da "Manifestação do Destinatário da Nota", sobre o desconhecimento dessas notas fiscais indevidas, reportando a fraude ao órgão responsável.
Mais da metade dos entrevistados afirmou que cobra, por telefone ou e-mail, a emissão das notas fiscais de fornecedores e, ainda, aguarda o recebimento do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) - já que o documento com validade jurídica é totalmente on-line - para depois baixar o XML da nota fiscal eletrônica manualmente pelo site da Secretaria da Fazenda, ainda assim, sem garantia de ter recebido todas notas emitidas contra seu CNPJ.
Outra dificuldade encontrada pelas empresas gira em torno das notas canceladas. O levantamento aponta que 80% dos entrevistados não faziam ideia de quando uma nota fiscal era cancelada, enquanto 70% deles citaram que ficavam checando manualmente o site da Secretaria da Fazenda de seus estados para garantir que as notas seriam canceladas.
Segundo o diretor de Marketing da Arquivei, Vitor de Araujo, a ideia de realizar pesquisas surgiu a partir da percepção, junto a clientes da empresa, da "dor no bolso e dos problemas operacionais que os erros tributários podem gerar".
Para Araujo, as dificuldades são principalmente em relação à necessidade de mudança de cultura organizacional. "Porém, observamos também que as mudanças feitas pelo governo nas regras, prazos e exigências, muitas vezes em cima da hora, geram um clima de incertezas extremamente prejudicial às empresas", salienta.
Criada em 2014, em São Carlos, interior de São Paulo, a Arquivei, atualmente, processa mais de 6% de todas as notas fiscais emitida por mês no País, e conta com clientes pequenos e grandes, como Riachuelo, Batavo, KraftHeinz, Grupo Boticário, Epson, entre outros. Araujo destaca que as organizações com maior dificuldade para estar em conformidade com as obrigações são as pequenas e médias. "Muitas vezes, quem emite as notas nesses locais não tem boa formação. Estar por dentro de todas as novidades requer investimentos de tempo e dinheiro, e essas empresas não têm", descreve o executivo.
Confaz realiza alterações na relação de CFOP a partir de 2018
Em 5 de outubro de 2017, o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) publicou, no Diário Oficial, novos códigos fiscais e alterações de notas explicativas do anexo que trata do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) do Convênio s/nº,
de 15 de dezembro de 1970. A sigla do CFOP é um código numérico que identifica a natureza de uma mercadoria ou a prestação de serviço de transportes de entradas e saídas de itens, tanto intermunicipal quanto interestadual. É por meio da tabela CFOP que o governo verifica a circulação dessas mercadorias.
É, também, através do CFOP que é definido se a operação fiscal terá ou não que recolher impostos na modalidade especificada. O recolhimento correto das taxas torna a prática devidamente regulamentada. Daí a importância da consulta de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e outros documentos fiscais. Através da consulta de notas emitidas contra o CNPJ de sua empresa, consegue-se identificar a qual código CFOP aquele produto se refere.
Identificar para o emitente da nota fiscal se o código CFOP está incorreto depois que a nota fiscal foi faturada é importante tanto para quem emite a NF-e quanto para quem compra e recebe o produto, porque qualquer divergência será penalizada numa possível fiscalização, ou, ainda, fará com que se pague tributos a mais ou a menos, o que gerará multas e, consequentemente, prejuízos à empresa.
Com uma solução que consulta NF-e, baixa e armazena esse e outros documentos fiscais, como NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NFC-e, (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é possível ter autonomia para a gestão dos documentos fiscais da empresa.
Quando se conta com uma solução de consulta de qualidade, armazenamento de documentos fiscais, momentos após esse documento ser emitido, já se consegue realizar a consulta e ver detalhes, inclusive o CFOP desse documento. Caso exista alguma divergência, é possível solicitar sua correção imediatamente.
Essa rapidez é importante para que o documento seja corrigido a tempo de não serem gerados outros documentos fiscais importantes através deles, como a Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e CT-es,
por exemplo. O código deve obrigatoriamente ser informado em todos os documentos fiscais da empresa (como NF-es, conhecimentos de transportes, livros fiscais etc.) Todos eles são exigidos por lei e devem acontecer nas entradas e saídas de mercadorias e bens, e na aquisição de serviços.
Nota Fiscal Eletrônica requer cuidado dobrado em 2018
O tema da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) requer atenção, pois, só no final deste ano, três alterações foram publicadas pela Coordenação Técnica do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat) com vigência a partir de janeiro de 2018. São medidas atualizando a tabela de Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) com os novos códigos previstos no Ajuste Sinief (Sistema Nacional de Informações Econômico-Fiscais) 18/17; trazendo novas NCMs (Nomenclatura Comum do Mercosul) correspondentes uTrib (Unidades de Medidas Tributáveis no Comércio Exterior); e alterando as tabelas de NCM e de CFOP em regras de validação, e inserindo novas categorias.
O Confaz (Conselho Nacional de Política Fazendária) e a Receita Federal publicaram ajuste para emissão de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), que entra em vigor em 2018 e atinge empresas que atuam, principalmente, no varejo. A partir do dia 1 de janeiro, as Secretarias Estaduais da Fazenda terão que validar os campos cEAN e cEANTrib (veja quadro ao lado), nas Notas Fiscais Eletrônicas que contêm o Número Global do Item Comercial (GTIN, da sigla em inglês Global Trade Item Number) do código de barras.
O GTIN na Nota Fiscal Eletrônica segue os padrões mundiais da GS1, associação multissetorial sem fins lucrativos representada, no País, pela Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil, e auxilia a empresa a controlar todo o caminho percorrido pela mercadoria. Além disso, possibilita o controle de estoque e permite que seus produtos sejam identificados individualmente a partir de suas características físicas, como tipo, cor, peso e tamanho, por exemplo, mas caso a Nota Fiscal Eletrônica não esteja cadastrada ou não esteja em conformidade com a GTIN, será rejeitada.
Os GTINs são atribuídos para qualquer item (produto ou serviço) que pode ser precificado, comercializado. Através desse código, é possível rastrear todo o processo, desde a criação, comercialização e entrega de qualquer mercadoria ou serviço. GTINs podem ter o tamanho de 8, 12, 13 ou 14 dígitos, e ser construídos utilizando qualquer uma das quatro estruturas de numeração, dependendo da aplicação.
O que é o GTIN?
GTIN, acrônimo para Global Trade Item Number, é um identificador para itens comerciais desenvolvido e controlado pela GS1, antiga EAN/UCC. GTINs são atribuídos para qualquer item (produto ou serviço) que pode ser precificado, pedido ou faturado em qualquer ponto da cadeia de suprimentos. Recupera informação pré-definida e abrange desde matérias-primas até produtos acabados. GTIN é um termo “guarda-chuva” para descrever toda a família de identificação das estruturas de dados GS1 para itens comerciais (produtos e serviços).
O que é cEAN?
Código de barras GTIN (antigo código EAN) do produto que está sendo faturado na NF-e. O GTIN poderá ser GTIN-8 (antigo EAN-8), GTIN-12 (antigo UPC), GTIN-13 (antigo EAN), GTIN-14 (antigo DUN-14).
O que é o cEANTrib?
Código de barras GTIN (antigo código EAN) do produto tributável, ou seja, a unidade que é utilizada para calcular o ICMS de substituição tributária, como por exemplo a unidade de venda no varejo. GTIN poderá ser GTIN-8 (antigo EAN-8), GTIN-12 (antigo UPC), GTIN-13 (antigo EAN), GTIN-14 (antigo DUN-14).
Qual a diferença?
Quando o produto faturado for o mesmo que o produto tributável, o código enviado no cEAN e no cEANTrib será o mesmo. Caso sejam diferentes, o cEAN é o código de barras GTIN (antigo código EAN) do produto que está sendo faturado na NF-e, e o cEANTrib será o código de barras GTIN do produto tributável, ou seja, a unidade que é utilizada para calcular o ICMS de substituição tributária.