Como a assinatura digital está transformando as empresas

Tic tac. O tempo não para. Os negócios não esperam. Os investimentos em um ano de crise devem ser cautelosos e, acima de tudo, inteligentes, para que se revertam em benefícios para a empresa, como a melhora da eficiência operacional e a redução de custos. Investimento em um ano de crise? Sim e por que não? A partir de uma avaliação minuciosa é possível investir e obter retorno em pouco tempo. Como? As empresas têm a favor as facilidades da tecnologia, como a assinatura digital.

Mas o que é assinatura digital? Ela é gerada a partir do uso de um Certificado Digital, documento de identificação no meio eletrônico. Trata-se do resultado de um conjunto de operações criptográficas aplicadas a um determinado arquivo eletrônico. A assinatura digital comprova que o documento/transação não foi alterado e que foi assinado pela pessoa que possui a chave privada correspondente ao Certificado Digital. Portanto, ela garante a autenticidade e pode substituir, com presunção jurídica assegurada pela legislação brasileira, a assinatura manuscrita.

No dia a dia das empresas, isso significa que processos podem ser migrados para o eletrônico com total segurança, como os de assinatura de contratos e da autorização de transações, reduzindo custos com mão de obra e suprimentos e melhorando a eficiência operacional. Explico os motivos: qualquer documento pode ser assinado digitalmente, sem caneta e papel; o envio eletrônico concede celeridade e elimina o deslocamento, assim como a necessidade do armazenamento físico. Os documentos ficam guardados com segurança, na nuvem, em um servidor, sem ocupar espaço. Sem contar a mobilidade: um executivo pode formalizar um negócio ou autorizar uma transação enquanto aguarda um táxi, diretamente do celular. Com poucos cliques e total conveniência.

Muitas empresas já estão adotando esse novo modo de assinar e autorizar transações. A Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE) modernizou o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs) por meio de uma parceria com a Certisign, que desenvolveu um portal onde esses e outros documentos podem ser assinados digitalmente via o Certificado Digital ICP-Brasil.

Em seis meses, foram assinados, aproximadamente, cinco mil contratos, que envolveram 141 empresas. O uso do Certificado Digital e do portal geraram uma economia de 35% devido à redução do uso de papel, deslocamentos e autenticações. E não parou por aí. A eficiência operacional melhorou também: antes, a formalização de um contrato demorava, em média, quatro dias e, agora, apenas um.

Outro caso de sucesso é o da BRA Consultoria. Com a assinatura digital, a empresa reduziu em 30% os custos anuais. Antes, para captura de assinaturas para um determinado documento eram necessárias, em média, 48 horas. Hoje, eles realizam o mesmo processo no meio eletrônico em apenas 1 hora. Essa redução mostra que assinar digitalmente é quase 98% mais rápido do que assinar de forma manuscrita.

Esses exemplos demonstram como a tecnologia pode ajudar as empresas a transformarem suas práticas e rotinas. A assinatura digital é segura e, comprovadamente, proporciona inúmeros benefícios às companhias de todos os portes e setores. A implementação é simples e pode ser feita em sistemas novos ou legados, ou ainda a empresa pode usar um portal de assinaturas, sem ter que desenvolver nenhum programa ou plataforma.

É preciso gerir, de maneira eficiente, o seu negócio. Para se ter uma ideia, em 2015, cerca de 1,8 milhão de empresas encerraram as suas atividades, segundo pesquisa da consultoria Neoway. Por isso, é preciso precaver-se e investir, sempre que possível, em inovação e em tecnologias que possam trazer benefícios para sua empresa. Pense nisso.