Certificação digital passa a ser obrigatória em 2017

A partir de 1 de janeiro de 2017, empresas com mais de três empregados que integram o Simples Nacional devem ter certificado digital para cumprir as determinações e obrigações junto ao governo - entre elas, entrega da guia do recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), bem como de declarações relativas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial. Sem o certificado digital, enviar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo ficará mais complicado.

A função do certificado digital é justamente dar mais segurança ao envio de dados. A ferramenta, que é criptografada, tem na assinatura digital a mesma validade jurídica da assinatura feita de próprio punho.

Entre as facilidades atreladas à certificação digital estão a de assinar documentos eletrônicos, se relacionar com fornecedores através de contratos digitais e assiná-los com o certificado digital e cumprir as determinações e obrigações junto ao governo. O gerente comercial da Soluti, Julio Cesar Mendes, recomenda que, por segurança, praticidade e economia, os empresários utilizem um certificado digital tipo A3, com validade de três anos emitido em um Token.

"Assim, ele poderá ficar com seu certificado digital e passar uma procuração eletrônica para seu contador realizar os trâmites necessários", pontua Mendes, salientando que o documento eletrônico deve ficar em posse apenas do empresário.

O Fisco considera que a certificação digital é benéfica por melhorar seus controles, dar mais agilidade às empresas e garantir os direitos do cidadão neste crescente universo digital. A medida já vale para empresas com mais de 10, oito e cinco funcionários e agora se estende àquelas de menor porte.

No site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) é possível escolher a Autoridade Certificadora (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) que melhor se encaixe nas suas necessidades, solicitar no próprio portal da internet da AC escolhida a emissão de certificado digital de pessoa física ou jurídica e após fazer a validação presencial na autoridade de registro (AR). Por último, a AC ou AR notificará o cliente sobre os procedimentos para baixar o certificado e deverá prestar todo o suporte técnico quando solicitada pelo usuário.

Julio Cesar Mendes - Sem dúvida. Como a medida passa a valer nos próximos dias e o processo para aquisição do certificado digital é simples e rápido, ainda há tempo.

Mendes - Para emissão de um Certificado Digital Pessoa Jurídica, é necessário levar contrato social (alterações ou última consolidação), documento de identidade dos sócios (CNH, RG e CPF). Todos os documentos apresentados devem ser originais.

Mendes - Para realizar a emissão do certificado digital deve ser feita uma validação presencial, junto a um agente de registro devidamente habilitado. Caso alguém ofereça alguma forma de emissão remota, o empresário deve desconfiar e não realizar a emissão. Por segurança, praticidade e economia, recomendamos o certificado digital tipo A3, com validade de três anos emitido em um Token. Assim, ele poderá ficar com seu certificado digital e passar uma procuração eletrônica para seu contador realizar os trâmites necessários.

Mendes - Ele deve realizar a emissão do Certificado Digital e procurar seu contador para maiores esclarecimentos. É muito importante manter a posse do certificado digital, ou seja, não o repassar nem mesmo para o contador. Ele pode fazer tudo o que é necessário através de uma procuração eletrônica.

Mendes - Com o certificado digital, o empresário passa a poder assinar documentos eletrônicos, como, por exemplo, contratos. Muitas empresas já se relacionam com seus fornecedores somente através de contratos digitais e, para assiná-los, é preciso ter um certificado digital. Outra funcionalidade é acessar o internet banking de alguns bancos, de forma mais simples do que ocorre normalmente. E também cumprir as determinações e obrigações junto ao governo - entre elas, entrega da guia do recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP).