ISO 9001 passa por um upgrade

A ISO 9001, uma velha conhecida das empresas que buscam certificação de qualidade, não é mais a mesma. Agora, para obter ou atualizar o padrão mundial de reconhecimento da versão ISO 9001:2015 da norma do Bureal Veritas Quality International (BVQI), é preciso atentar às novas exigências instituídas no ano passado e que devem ser implementadas até setembro de 2018. Faltando pouco mais de dois anos para cumprir as determinações, o foco está em um planejamento estratégico que estabeleça os riscos e as oportunidades do negócio. "A análise crítica de processos e decisões será muito maior, uma vez que a versão 2015 prioriza a gestão", destaca Marcos Cristiano Coelho, gestor de Inovação e Qualidade da Exatron, empresa gaúcha, com sede em Porto Alegre, que está em plena adequação para passar por novas auditorias.

A indústria eletrônica, que produz itens voltados à economia de energia, como sensores de presença e timers temporizadores, realiza o upgrade em todas as áreas, da fábrica ao setor de Engenharia, passando pela assistência técnica, administrativo, recebimento e expedição. "Precisamos atualizar todos os processos e, como meta final, fornecer produtos e serviços que atendam aos requisitos exigidos pelos consumidores", resume Coelho.

Por isso, o principal desafio está na análise de riscos. O gestor explica que, na versão ISO 9001:2008, a avaliação ocorria somente depois de algum erro. Agora, a BVQI determina que, para melhorar os procedimentos, o percentual de risco seja calculado desde o início. Caso a empresa sinta a falta de mão de obra técnica para determinadas linhas de montagem, por exemplo, precisará estimar qual a possibilidade de o problema se concretizar e buscar alternativas para impedir que ele aconteça. "É o caso de treinar pessoal interno ou buscar pessoal especializado", diz Coelho, ao destacar que o mais importante é tentar antever para evitar ao máximo a concretização de qualquer empecilho.

Para a Exatron, a certificação passa a ser ainda mais importante uma vez que a companhia prepara a nova planta, na cidade de Canoas, com base nas novas normas. O parque fabril passará a contar com 20 mil metros quadrados, resultado, segundo o gestor, da estratégia de inovação e qualidade que começou a ser adotada há três anos. O quadro de pessoal saltou de 80 funcionários, em 2012, para cerca de 200 neste ano. "Como, daqui a dois anos, estaremos de mudança para uma planta nova, já passamos a aplicar análises em cargas em energia, em condicionares de ar e no próprio layout de fábrica", conta.

Padronização de dados facilita implantação da norma

Coelho considera a adaptação fundamental para garantir a qualidade

MARCELO G. RIBEIRO/JC

O setor coureiro-calçadista aposta no Sistema de Operações Logísticas Automatizadas (Sola) para integrar a cadeia produtiva do calçado no que tange a identificação, processos e troca eletrônica de informação. O processo não está ligado diretamente à obtenção da ISO 9001, mas as práticas adotadas servem como suporte importante para as empresas que buscam a certificação. "Como o foco do Sola é a padronização dos processos no padrão Global Standard One (GS1), as companhias ganham em qualidade de gestão e de relacionamento com clientes e fornecedores", afirma o asessor executivo da Abicalçados, Igor Hoelscher.

As metodologias normatizadas em uma linguagem mundial também munem as empresas no que é o principal foco da ISO 9001:2015, ou seja, atender aos anseios do cliente. Isso porque permite todo o controle de processos, com rastreabilidade de cada item, desde a matéria-prima até chegar ao consumidor final. Hoelscher considera essa característica fundamental e aponta seu impacto direto nos serviços pós-venda, além de fornecer informações organizadas. "Assim, as empresas têm precisão nos dados que geram, o que influencia na gestão", diz o executivo, ao apontar os pilares do projeto - identificação, processos, troca eletrônica de informações e automação da cadeia - como peças-chave para os resultados positivos.

Para que o Sola cumpra as expectativas a que se propõe, Hoelscher lembra que é necessário a participação de todos os elos no sistema: suprimentos , indústria e varejo. Assim, informação que uma empresa gera é a mesma utilizada na próxima etapa. "Um componente separado na expedição e que será enviado para a fábrica, terá o mesmo dado eletrônico durante todo o trajeto, até chegar à loja, o que dá mais confiança e agilidade a todos os envolvidos", exemplifica.

O mesmo se aplica para as vendas externas, o que é essencial para o setor coureiro-calçadista, uma vez que grande parte dos negócios é feito com compradores de outros países. A etiqueta colocada em um produto individual ou em uma caixa de unidade logística terão a mesma identificação quando vendidas aqui ou do outro lado do mundo. "Se cada empresa usar uma linguagem diferente, fica impossível amarrar os processos, e, além disso, informações individualizadas oneram todos os processos."

Outra semelhança do Sola com as exigências da ISO 9001:2015 diz respeito à antecipação de riscos, de forma a evitar qualquer problema que possa acontecer futuramente. A padronização de dados ocorre tanto no processo físico quanto virtual. Assim, as informações consultadas no sistema têm que ser as mesmas da linha de montagem. "Se há 100 pares de calçados a serem enviados e na fábrica estão sendo confeccionados 99, já podemos identificar que há algo errado", diz o executivo. Ao normatizar e conferir cada item, é possível proceder à correta separação, confêrencia, armazenamento e transporte. "Do contrário, haverá problemas de gestão interna e até mesmo fiscal", alerta Hoelscher.

Além disso, a troca eletrônica de informações dá mais agilidade e segurança. Um caminhão descarregado manualmente, por exemplo, precisaria de uma conferência minuciosa. A utilização de scanner automatizado de leitura do código de barras permite que os dados sejam recolhidos com rapidez e precisão. O reflexo, segundo o executivo, é a redução de retrabalho, como reetiquetagem de produtos, e a possibilidade de fazer o inventário físico em tempo real. Em termos de ganho comercial, a mercadoria chega mais rápido na vitrine para o consumidor final.

As mudanças ponto a ponto

A Templum realizou um webseminário, em maio, para esclarecer as duvidas sobre a transição do sistema de gestão para a versão 2015:

SOBRE GESTÃO DE RISCO

Como substituir a ação preventiva pela gestão de risco? Primeiramente, a empresa deve criar uma metodologia para a gestão de riscos. Recomendamos utilizar a ISO 31000 como base para esse método. Após a criação dessa sistemática, a empresa deve verificar as ações preventivas abertas, indicar no fechamento da ação o número correspondente do controle de gestão de riscos e então controlar essa não conformidade potencial como risco.
Como deve ser apresentado ao auditor os riscos e oportunidades? Recomendamos a criação de uma planilha para a gestão de riscos, que será apresentada para o auditor.
Na prática, preciso de um documento padrão para a gestão de riscos? Como devem ser elencados esses riscos? Não é um item que exige uma informação documentada (nem retida, nem mantida); mas, como é necessário demonstrar a eficácia do plano de ação proposto para abordar riscos e oportunidades, fica difícil apresentar esses itens sem um documento para esse controle.

SOBRE A AUDITORIA INTERNA

As auditorias internas podem ser realizadas por colaboradores internos ou por um órgão externo? Os requisitos necessários para a realização de auditorias internas continuam seguindo a ISO 19011 e, por isso, desde que o auditor interno tenha as competências necessárias, não precisa ser um órgão externo.

SOBRE A ANÁLISE CRÍTICA

O que mudou na análise crítica? A análise crítica sofreu poucas mudanças em relação ao conceito, apenas foram incluídos novos tópicos de entrada e saída, de acordo com a nova abordagem da norma, por exemplo: mudança no contexto interno e externo.

SOBRE OS PROCESSOS

O que mudou no macroprocesso? Até a versão 2008, a norma não tinha um requisito específico para tratar dos processos. Esse tema, até então, ficava no item de generalidades, com pouca ênfase. A partir de agora, existe a obrigação como requisito de tratar o sistema como processo e, para isso, a empresa precisa definir entradas, saídas, sequência e interação, critérios e métodos de controle, recursos necessários, atribuir responsabilidades e verificar riscos e oportunidades para esses processos. Ressalto aqui a necessidade de informação documentada para assegurar a conformidade do requisito.

SOBRE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA

Exemplos de informação documentada para contexto da organização e competências para o pessoal? Recomendamos a utilização da matriz Swot para atendimento do contexto da organização e nas competências organizacionais utilizamos o mapeamento de processos, e ambos os documentos podem ser apresentados como informação documentada.
Como devemos proceder em relação à numeração da revisão dos documentos? A empresa deve continuar normalmente com o controle de revisão, por exemplo, se a revisão atual for 02, após o ajuste do documento para a nova versão, essa revisão será 03, e o que mudou deve ser identificado. Sugerimos que, no controle de revisões, além de especificar o que mudou, também indique que as adequações foram realizadas, a fim de adequar o documento para a nova versão, pois assim temos uma rastreabilidade mais eficaz dessas mudanças.
Seria correto afirmar que a versão 2015 utiliza mais o conhecimento técnico especifico da função, deixando a parte de documentação mais voltada para o processo? Isso mesmo, deixamos de ter um sistema de documentos para ter o sistema documentado. A partir de agora, o grande foco é o resultado pretendido, e não o documento.
Não existe mais o manual da qualidade. Como deve ser a divulgação das informações contidas nesse documento? Se a empresa utiliza o manual ativamente no sistema de gestão, pode continuar com esse documento. O fato de esse requisito não fazer mais parte da norma não quer dizer que precisa ser excluído do sistema. Agora, se a empresa não utiliza o manual, compensa alterar para um resumo com os principais requisitos.

Transportadoras podem impulsionar negócios com gestão eficiente

Como fazer uma Gestão Eficiente da minha Transportadora? As empresas de transporte no Brasil ainda sofrem muito com a falta de profissionalização dos funcionários, melhor capacitação dos gestores e acesso a ferramentas de tecnologia que poderiam impulsionar o negócio. Um estudo realizado pela CNT (Confederação Nacional do Transporte) identificou que apenas 47% das transportadoras informatizam o controle da frota e somente 5% delas fazem uso de roteirizadores para melhor definirem as suas rotas. A ausência de uma gestão eficiente pode custar caro e levar a transportadora a perder espaço em um mercado que já é tão concorrido.

Essas tecnologias aliadas a uma gestão mais qualificada podem ajudar a resolver alguns gargalos na empresa e contribuir para o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade dos serviços prestados aos clientes. Pensando nisso, desenvolvemos esse post para você criar uma gestão mais eficiente para a sua transportadora. Confira as dicas!

1. Comece pelo planejamento

No estudo divulgado pela CNT um indicativo é preocupante. A maior ameaça identificada das transportadoras brasileiras está voltada para a falta de planejamento e controle. Dessa forma, uma gestão ineficiente torna a empresa vulnerável ao mercado sendo incapaz de acompanhar o crescimento da demanda por qualidade.

O planejamento é responsável por ampliar os horizontes de um gestor e deve ser realizado do escalão mais baixo até a alta gestão. Através dele, é possível identificar riscos e ameaças futuras e criar estratégias para eliminá-las antes que elas ocorram. No processo, oportunidades também serão encontradas e devem ser aproveitadas para a melhoria constante dos processos operacionais e ampliação de mercado, por exemplo.

2. Mantenha a manutenção da frota em dia

A idade média da frota rodoviária brasileira está em torno de 18 anos, segundo a pesquisa divulgada pela CNT. Considerando o baixo investimento em renovação da frota pelas transportadoras, o investimento em manutenção deve ganhar atenção redobrada. Assim, poderá garantir o bom funcionamento dos veículos e evitar prejuízos maiores como a perda de mercadorias de terceiros e a vida dos colaboradores em serviço.

Esse cuidado todo especial com a frota também pode ajudar a preservar a imagem que a empresa demorou anos para construir no mercado e aumentar ainda mais a segurança que os motoristas e ajudantes terão na viagem. Uma frota com baixo índice de quebra consegue atender uma fatia maior do mercado e melhorar a confiança dos clientes na hora de contar com a sua transportadora. Manter a manutenção em dia é sinônimo de entregar a mercadoria no local e hora marcada, sem atrasos.

3. Estimule o aumento da produtividade

A produtividade da sua empresa de transportes pode ser estimulada identificando os gargalos que impedem o crescimento e a adoção de estratégias de anulação deles. Para os motoristas, uma qualificação superior aliada a treinamentos práticos podem ajudar na redução de desgastes da frota e diminuir o tempo de viagem utilizando instrumentos de GPS, por exemplo. Dessa forma, a empresa registraria redução de custos operacionais e aumentaria o número de clientes atendidos.

A equipe de gestão pode oferecer uma premiação ou recompensa para cada colaborador da empresa implantando uma meta possível de ser alcançada no sentido de estimular o aumento da produtividade. De olho na premiação, todos deverão se esforçar para atingirem o objetivo da empresa. É importante que nesse processo, a gestão incentive a descoberta de metodologias inovadoras para aperfeiçoarem os seus trabalhos. É uma forma de ampliar a capacitação geral dos funcionários.

4. Otimize o sistema operacional

Como foi dito no início, apenas 47% das transportadoras informatizam o controle da frota e somente 5% delas fazem uso de roteirizadores para melhor definirem as suas rotas. Empresas familiares encontram grandes barreiras na otimização do sistema operacional por defesa de interesses pessoais, aversão a tecnologias e inovações e resistência a mudanças por parte dos colaboradores.

Otimizar os processos pode ajudar a superar esses desafios e elevar a transportadora a um patamar muito mais alto de profissionalização e eficiência. Hoje, existem ferramentas de gestão que incluem o monitoramento da frota com imagens via satélite e fornecem dados que auxiliam no melhor gerenciamento da produção.

5. Conte com um parceiro especializado no assunto

Todas essas tarefas podem ocasionar em um amplo envolvimento da gestão para o seu desenvolvimento e, se não houver know how suficiente, pode acabar gerando um resultado não muito satisfatório. Por isso, o recomendado é contar com o apoio de alguém que realmente entenda do assunto. Uma empresa de consultoria especializada poderá entregar melhorias reais para os processos operacionais da sua transportadora e ainda transferir know howsuficiente para gerar uma alta eficiência do sistema.

Ao tornar a gestão da sua transportadora mais eficiente, a certificação ISO pode ser o próximo passo para agregar ainda mais valor aos seus serviços e construir um diferencial competitivo forte frente à concorrência.